Biznes avtomatlaşdırması: kiçik biznes nədən başlamalı

Kiçik biznes üçün avtomatlaşdırma hər gün eyni qaydada təkrarlanan işi proqramın öhdəsinə vermək deməkdir: sifarişi qeyd etmək, müştəriyə xatırlatma göndərmək, hesab yazmaq, qalığı saymaq. Başlamaq üçün ən yaxşı nöqtə ən çox vaxt aparan və ya ən çox müştəri itirdiyiniz prosesdir. Əksər hallarda bu, sifariş və müraciətlərin qəbulu, xatırlatmalar və ya hesablardır. İlk addım proqram seçmək yox, həmin prosesin indi necə işlədiyini addım-addım yazmaqdır.

Avtomatlaşdırma rəqəmsallaşmadan nə ilə fərqlənir?

Dəftəri Excel cədvəlinə köçürmək rəqəmsallaşmadır: məlumat artıq kompüterdədir, amma hər addımı yenə insan edir. Avtomatlaşdırmada məlumat bir dəfə daxil olur, sonrakı addımlar isə avtomatik baş verir: sifariş gələndə siyahıya düşür, məsul əməkdaşa bildiriş gedir, müştəriyə təsdiq mesajı göndərilir.

Məsələn, Instagram-dan gələn hər sifarişi əl ilə Excel-ə yazırsınızsa, prosesiniz rəqəmsaldır, amma avtomatlaşdırılmayıb. Avtomatlaşdırma insanı əvəz etmir. Müştəri ilə danışmaq və qərar vermək insanda qalır, köçürmək, yoxlamaq və xatırlatmaq isə sistemə keçir.

Nəyi avtomatlaşdırmaq lazım olduğunu necə bilmək olar?

Aşağıdakı əlamətlərdən ikisi-üçü sizə tanışdırsa, avtomatlaşdırmaya namizəd prosesiniz artıq var:

• Eyni məlumatı bir neçə yerə yazırsınız: WhatsApp-dan dəftərə, dəftərdən Excel-ə, oradan kuryerə göndərilən mesaja.
• Müraciətlər itir: Instagram Direct-də cavabsız qalan mesajlar, "sonra zəng edərik" deyilib unudulan müştərilər olur.
• Hesablar gec gedir, kimin nə qədər borcu olduğunu yalnız bir nəfər bilir.
• Ay sonunda hesabat hazırlamaq üçün bir neçə cədvəli əl ilə birləşdirirsiniz.
• Anbarda nə qaldığını bilmək üçün gedib saymaq lazımdır, bəzən artıq satılmış mala sifariş qəbul edirsiniz.
• İş bir nəfərin yaddaşına bağlıdır: o, məzuniyyətə çıxanda proses dayanır.

Bir həftə müşahidə aparın

Hansı prosesdən başlayacağınızı təxminlə yox, rəqəmlə seçin. Bir həftə ərzində komandanızdan təkrarlanan hər işi qeyd etməsini xahiş edin: iş nədir, gündə neçə dəfə görülür, bir dəfə neçə dəqiqə çəkir, neçə dəfə səhv və ya gecikmə olub.

Ən yaxşı namizəd belə prosesdir: tez-tez təkrarlanır, qaydası aydındır ("sifariş təsdiqlənəndə hesab göndərilir"), səhvin qiyməti yüksəkdir və iş indi bir neçə nəfər və ya alət arasında əl ilə ötürülür.

Nəyi hələ avtomatlaşdırmamalı?

Ayda bir-iki dəfə baş verən, hər dəfə fərqli qərar tələb edən və ya qaydası hələ müəyyənləşməmiş işləri sonraya saxlayın. Qarışıq prosesi olduğu kimi avtomatlaşdırsanız, səhvlər sadəcə daha sürətlə təkrarlanacaq.

Kiçik biznesdə ilk avtomatlaşdırmalar hansılardır?

Sifariş və müraciətlərin qəbulu

Saytdakı formadan, Instagram-dan, WhatsApp-dan və telefondan gələn müraciətlər bir siyahıya düşür. Hər birinin məsul şəxsi və statusu olur: yeni, cavab verilib, sifariş alınıb, imtina edilib. Cavabsız qalan müraciət gözdən itmir, çünki müəyyən vaxt keçəndə məsul şəxsə xatırlatma gedir.

Bu siyahıda müştəri məlumatları və satış tarixçəsi də toplanmağa başlayanda o, artıq CRM-ə çevrilir. Buna nə vaxt ehtiyac olduğu CRM nədir və kiçik biznesə nə vaxt lazımdır yazısındadır.

Müştəriyə və komandaya xatırlatmalar

Bura görüşdən bir gün əvvəl müştəriyə gedən xatırlatma, çatdırılma vaxtı barədə bildiriş, ödəniş günü yaxınlaşanda mesaj və tapşırığın vaxtı çatanda əməkdaşa bildiriş aiddir. Bunlar sadə qaydalardır, amma əl ilə ediləndə ən tez unudulan işlərdir.

SMS və WhatsApp ilə gedən avtomatik mesajlar adətən ödənişlidir və haqqını mesajı çatdıran xidmət alır. Salon, klinika və restoranlarda xatırlatmaların rezervasiya ilə birlikdə necə qurulduğunu onlayn rezervasiya sistemi haqqında yazıda göstərmişik.

Hesablar, ödəniş xatırlatmaları və hesabatlar

Sifariş təsdiqlənəndə hesab avtomatik hazırlanır və müştəriyə gedir. Ödəniş günü keçəndə xatırlatma göndərilir, ödənişi gecikən müştərilər isə ayrıca siyahıda görünür. Həftəlik və ya aylıq satış hesabatı ay sonunda əl ilə yığılmır, özü hazırlanıb e-poçtunuza gəlir.

Bir məqamı qarışdırmayın. Vergi Məcəlləsinə görə vergi ödəyicisi kimi uçotda olan şirkət və sahibkarlara mal və ya xidmət satanda elektron qaimə-faktura göndərmək, bir neçə istisna ilə, bütün satıcıların vəzifəsidir (16.1.11-6). Qaimə Dövlət Vergi Xidmətinin İnternet Vergi İdarəsində gücləndirilmiş elektron imza ilə hazırlanır (elektron qaimə-faktura haqqında rəsmi məlumat). Daxili sistem qaimə üçün lazım olan məlumatı səliqəli saxlaya bilər, amma bu addımı mühasibinizlə birlikdə planlayın.

Anbar qalığı

Satış qeyd olunanda qalıq özü azalır, mal minimum həddə düşəndə isə sizə və ya təchizatla məşğul olan əməkdaşa bildiriş gedir. Onlayn satış edirsinizsə, saytdakı qalıq da eyni mənbədən götürülür və anbarda olmayan mal üçün sifariş qəbul edilmir. Onlayn satışın digər tərəfləri üçün Azərbaycanda onlayn mağaza necə açılır yazısına baxın.

Daxili təsdiqlər

Endirim, avans, təchizatçıya sifariş, məzuniyyət kimi icazələr çox vaxt WhatsApp qrupunda soruşulur və yazışmanın içində itir. Avtomatlaşdırılmış təsdiqdə sorğu formadan gəlir, rəhbər onu bir toxunuşla təsdiqləyir və ya geri qaytarır. Kimin nəyi nə vaxt təsdiqlədiyi tarixçədə qalır.

Hazır alət, yoxsa fərdi həll?

Hazır alət çox sayda biznes üçün eyni qaydada hazırlanmış bulud xidməti və ya proqramdır. Fərdi həll isə sizin iş qaydanıza görə qurulur və ya artıq istifadə etdiyiniz alətləri bir-biri ilə əlaqələndirir. Seçim prosesinizin nə qədər standart olmasından asılıdır.

Hazır alət o zaman yaxşı seçimdir ki, prosesiniz standartdır, istifadəçi azdır və alətin qaydaları sizə uyğun gəlir. Fərdi həll o zaman mənalıdır ki, bir neçə alət arasında məlumatı əl ilə daşıyırsınız, hazır alətlərin heç biri prosesinizə tam uyğun gəlmir və ya istifadəçi sayı artdıqca hər istifadəçi üçün abunə ciddi xərcə çevrilir.

Çox vaxt ən praktik yol ikisinin birləşməsidir: artıq istifadə etdiyiniz alətlər qalır, aralarındakı əl işi isə inteqrasiya ilə aradan qalxır. Hansını seçsəniz də, üç sualın cavabını əvvəlcədən öyrənin: məlumatlarımı istədiyim vaxt tam çıxara bilərəmmi, kimin nəyi görəcəyini təyin edə bilərəmmi, abunəni dayandıranda məlumatlarım nə olur?

Avtomatlaşdırma özünü doğruldurmu: necə hesablamaq olar?

Faydanı üç mənbədən hesablayın: qənaət olunan iş vaxtı, artıq itməyən müştərilər və azalan səhvlər. Rəqəmləri təxmin etməyin, bir həftəlik müşahidədən götürün.

1. Qənaət olunan saatlar. Hər tapşırıq üçün bir dəfəyə sərf olunan dəqiqəni ayda neçə dəfə görüldüyünə vurun və cəmi 60-a bölün. Avtomatlaşdırmadan sonra da qalacaq əl işini (yoxlama, istisnalar) bu rəqəmdən çıxın.
2. Bir saatın dəyəri. İşi görən əməkdaşın sizə aylıq ümumi xərcini (maaş və işəgötürən kimi ödədiyiniz məcburi ödənişlər) onun ayda işlədiyi saata bölün. İşi özünüz görürsünüzsə, öz saatınızı da hesaba qatın.
3. Qorunan gəlir. Ayda neçə müraciətin cavabsız qaldığını və ya gec cavablandığını sayın. Bu rəqəmi adi satış nisbətinizə (100 müraciətdən neçəsi alıcıya çevrilir) və orta sifarişdən qalan mənfəətə vurun. Dövriyyəni yox, mənfəəti götürün.
4. Səhvlərin qiyməti. Səhv ünvana gedən sifariş, unudulmuş hesab, anbarda olmayan mala alınan sifariş ayda sizə nəyə başa gəlir, onu yazın.
5. Xərclər. Aylıq abunə və ya birdəfəlik qiymət, kənar xidmətlərin haqları (SMS, mesaj, süni intellekt istifadəsi) və komandanın öyrənməyə sərf edəcəyi vaxt.

Sonra iki rəqəmə baxın:

• Aylıq xalis fayda = qənaət olunan saatlar × saatın dəyəri + qorunan gəlir + azalan səhv xərci − aylıq xərclər.
• Özünü ödəmə müddəti (birdəfəlik layihədə) = birdəfəlik xərc ÷ aylıq xalis fayda.

İki xəbərdarlıq. Birincisi, qənaət olunan saat özü-özlüyündə pul deyil: azad olan vaxtı satışa, müştəri xidmətinə və ya böyüməyə yönəltməsəniz, fayda kağız üzərində qalır. İkincisi, hesablamanı ehtiyatlı rəqəmlərlə aparın. Layihə yalnız optimist rəqəmlərlə özünü doğruldursa, ya daha kiçik versiyadan başlayın, ya da gözləyin.

Kiçikdən necə başlamaq olar?

1. Bir proses seçin. Müşahidədə ən çox vaxt aparan və ya ən çox müştəri itirən prosesi götürün.
2. İndiki halını yazın. Hər addımı ardıcıllıqla qeyd edin: kim edir, hansı alətdə, məlumat haradan gəlir və hara gedir, iş harada ilişir.
3. Əvvəlcə sadələşdirin. Lazımsız addımları çıxarın və qaydaları razılaşdırın: yeni müraciətə kim cavab verir, sifariş nə vaxt "təsdiqlənmiş" sayılır.
4. İndiki rəqəmləri qeyd edin. Ayda neçə sifariş gəlir, neçəsi gecikir, hesabat neçə saat çəkir. Bunlar olmasa, sonra faydanı ölçə bilməyəcəksiniz.
5. Kiçik versiyanı işə salın. Ən vacib hissəni qurun, bir neçə həftə real işdə yoxlayın, komandanın rəyini alın.
6. Sonra genişləndirin. Birinci proses qaydaya düşəndən sonra növbətisinə keçin. Yeni hissələr eyni məlumat bazası üzərində qurulsun ki, sonra yenidən köçürmə lazım olmasın.

Başlamazdan əvvəl köhnə məlumatı da qaydaya salın: bir neçə Excel faylını birləşdirin, təkrarlanan müştəri qeydlərini silin, telefon nömrələrini vahid formatda (məsələn, +994 ilə) yazın. Yeni sistemə səhvlərlə dolu məlumat köçürsəniz, komanda ona ilk gündən etibar etməyəcək.

Məlumatları və girişləri necə qorumaq lazımdır?

Avtomatlaşdırma müştəri bazanızı, satışlarınızı və qiymətlərinizi bir yerə toplayır. Bu, rahatdır, amma həmin yer yaxşı qorunmalıdır.

• Hər kəsin öz hesabı olsun. Ümumi parol və "hamı admindir" yanaşması olmasın.
• Rollar təyin edin. Kuryer yalnız öz çatdırılmalarını, satış əməkdaşı öz müştərilərini görsün. Maliyyə və bütün bazanı ixrac etmək imkanı rəhbərdə qalsın.
• İkifaktorlu doğrulamanı aktivləşdirin. Parol oğurlansa belə, telefonda təsdiq olmadan hesaba girmək mümkün olmasın.
• Ehtiyat nüsxələri yoxlayın. Nüsxənin olması kifayət deyil, ondan bərpanın işlədiyini də yoxlamaq lazımdır.
• İşdən çıxan əməkdaşın girişini həmin gün bağlayın.
• Dəyişikliklərin tarixçəsi qalsın. Kim hansı qeydi nə vaxt dəyişib və ya silib, görünməlidir.
• Məlumatın sizə məxsus olduğunu yazılı təsbit edin. Harada saxlandığı və necə çıxarılacağı razılaşmada göstərilsin.

Hüquqi tərəfi də var. Müştərinin adı, telefonu və ünvanı fərdi məlumatdır. "Fərdi məlumatlar haqqında" Qanuna görə bu məlumatların qanuni toplanmasını və təhlükəsizliyini onları toplayan biznes (qanunda "mülkiyyətçi" və ya "operator") təmin etməlidir. Məlumat toplamaq üçün, bir qayda olaraq, müştərinin yazılı razılığı lazımdır, toplayarkən isə ona kim olduğunuzu, məqsədi və onun hüquqlarını bildirməlisiniz (maddə 8 və 11). Bu məlumatlarla işləyən əməkdaşlar onları yaymamaq barədə yazılı iltizam verməlidir. Qanunda fərdi məlumatların informasiya sistemlərinin dövlət qeydiyyatı ilə bağlı tələblər də var. Sizin halınıza hansının aid olduğunu hüquqşünasla dəqiqləşdirin.

Ən çox hansı səhvlərə yol verilir?

• Hər şeyi birdən avtomatlaşdırmaq. Böyük layihə uzanır, komanda yorulur, fayda gec görünür.
• Pis prosesi olduğu kimi köçürmək. Əvvəl sadələşdirin, sonra avtomatlaşdırın.
• Alətdən başlamaq. Əvvəl problem müəyyən olunur, sonra alət seçilir, tərsinə yox.
• İşi görən insanları kənarda qoymaq. Prosesin harada ilişdiyini ən yaxşı onu hər gün görən əməkdaş bilir. O, sistemi qəbul etməsə, köhnə dəftərə qayıdacaq.
• Kənar xərcləri unutmaq. SMS, mesaj haqları və əlavə abunələr aylıq xərcə daxil edilməlidir.
• Sistemi bir nəfərə bağlamaq. Sistemin necə qurulduğu və hansı qaydalarla işlədiyi yazılı qalmalıdır.
• Nəticəni ölçməmək. "Əvvəl" rəqəmləri olmasa, sistemin özünü doğruldub-doğrultmadığını bilməyəcəksiniz.

Qısaca

• Ən çox vaxt aparan və ya ən çox müştəri itirən bir prosesdən başlayın.
• Seçimi təxminə yox, bir həftəlik müşahidəyə əsaslandırın.
• Əvvəlcə prosesi sadələşdirin və indiki rəqəmləri qeyd edin.
• Faydanı qənaət olunan saat, qorunan gəlir və azalan səhvlərlə hesablayın, kənar xidmətlərin haqlarını da xərcə yazın.
• Girişləri rollarla məhdudlaşdırın, ehtiyat nüsxəni və məlumatın çıxarılmasını əvvəlcədən həll edin.

xdigital-da bu necə işləyir?

Rəqəmsal həllər istiqamətində biz avtomatlaşdırma, CRM, rezervasiya sistemləri, daxili idarə panelləri və tətbiqlər, süni intellekt inteqrasiyaları və fərdi proqram təminatı hazırlayırıq. Hazır qiymət yoxdur: qiymət funksiyalardan və onların mürəkkəbliyindən, digər sistemlərə qoşulmalardan, istifadəçi sayından və süni intellekt hissələrindən asılıdır. Buna görə hər layihə üçün yazılı təklif hazırlayırıq.

İki model var. Aylıq abunədə həlli biz hazırlayır və öz serverlərimizdə işlək saxlayırıq: hostinq, xəta düzəlişləri, dəstək və aylıq dəyişikliklər (limitsiz kiçik, ayda 5 orta dəyişiklik və 2 böyük iş) qiymətə daxildir. İlk ödəniş 3 aylıqdır, sonra aylıq ödəyirsiniz, abunəni istədiyiniz vaxt dayandırmaq olar, ödənilmiş dövr isə geri qaytarılmır. Birdəfəlik layihədə həlli hazırlayıb sizə təhvil veririk: məbləğin 50%-i işə başlamazdan əvvəl, 50%-i təhvildə ödənilir, server sizin kartınızla alınır və onu biz quraşdırırıq. Təhvildən sonra 1 ay ərzində xətaları pulsuz düzəldirik, ondan sonra xəta düzəlişləri də, dəyişikliklər də ödənişlidir.

SMS, WhatsApp Business API, süni intellekt istifadəsi və ödənişli tətbiqlər kimi kənar xidmətlərin haqlarını birbaşa həmin xidmətlərə siz ödəyirsiniz.

Hansı modelin sizə uyğun olduğunu və qiymətin nədən asılı olduğunu rəqəmsal həllər səhifəsində görə, prosesinizi isə əlaqə formasında bizə qısaca təsvir edə bilərsiniz.